Çalışan Bilgilendirme ve Onay Metni

Çalışana Ait Kişisel Verilerin ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Bilgilendirme ve Onay Metni 

1.  Giriş

Transalkım Uluslararası Nakliyat ve Ticaret Limited Şirketi (“Transalkım” veya “İşveren”) olarak, çalışanlarımızın (“Çalışan”) özel nitelikli ve özel nitelikli olmayan kişisel verilerini, İş ve Sosyal Güvenlik mevzuatı başta olmak üzere ilgili mevzuattan kaynaklanan nedenlerle ve iş ilişkisi kapsamında, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla toplamakta, kullanmakta, başta yetkili kamu kurum ve kuruluşları olmak üzere üçüncü kişilere aktarmakta ve başka şekillerde işlemekteyiz. 

İşbu bilgilendirme metni, Çalışan’a ait özel nitelikli ve özel nitelikli olmayan kişisel verilere dair işleme faaliyetleri hakkında Çalışan’ın bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmış olup, mevzuat uyarınca işlenmesi zorunlu olan kişisel veriler ile diğer kişisel veri işleme faaliyetlerine dair açıklamalar içermektedir. 

1.  Kişisel Verileri İşleme Amaçlarımız

İşveren, Çalışan’ın kişisel verilerini, aşağıda sayılan amaçlar kapsamında işlemektedir;

• Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimizi yerine getirmek,
• İş yeri ve işin yönetimine ilişkin haklı ve meşru menfaatlerimizi korumak,
• 3. kişilere karşı hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek,
• Kamu kurum ve kuruluşlarına karşı yükümlülüklerimizi yerine getirmek,
• Çalışan’ın iş yeri kurallarına uyumu açısından kontrol ve denetimini sağlamak,
• İş yeri ve çalışanların güvenliğini sağlamak ve
• İşveren’in ve İşveren’den hizmet alanların sırlarını korumak.

1.  Mevzuat Gereği İşlenen Kişisel Veriler

İlgili mevzuat uyarınca ve çalışma faaliyetlerimiz doğrultusunda aşağıda anılan bilgiler toplanmakta olup meydana gelecek ihtiyaçlar çerçevesinde başkaca bilgileri toplama gerekliliğin doğması halinde aydınlatma metinleri aracılığıyla Çalışanlarımıza bildirim yapılacaktır:

• Özlük dosyası kapsamında;[ZAK1] 
• İsim, soy isim,
• Cinsiyet,
• Medeni hal,
• Elektronik posta adresi,
• Doğum tarihi,
• T.C. Kimlik numarası, 
• Pozisyon ve unvan bilgisi,
• Maaş bilgisi,
• Banka hesap bilgisi,
• Eğitim durumu bilgileri,
• Çalışma geçmişi ve detayları,
• Fotoğraf,
• Nüfus cüzdanı, ehliyeti, pasaportu veya ilgili mevzuat gereği geçerli olan diğer kimlik belgesi üzerindeki her türlü bilgi ile bunların fotokopileri ve/veya dijital ortama alınmış kopyaları,
• Nüfus Kayıt Örneği,
• Adli Sicil Kaydı,
• Çalışan’ın adresi ile adres bilgisinin teyidi amacıyla alınmış olan ikametgâh belgesi ve/veya bunun dijital ortama alınmış kopyası,
• Çalışan’ın ev ve cep telefon numaraları ve acil durumlarda ulaşılabilecek kişilere ait ad, soyad, yakınlık derecesi ile bu yakına ait iletişim bilgileri,
• Kan grubu, 
• Sağlık raporu,
• Reçete,
• Engelli raporu,
• İşe giriş ve işten çıkış bildirimleri ile SGK’ya sunulması gereken belgelerde yer alması gereken her türlü bilgi,
• Ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler, 
• Mesai kayıtları,
• İzin kayıtları,
•   Her türlü ücret kayıtları, ücrete ek ödemelere ilişkin diğer kayıtlar,
• Banka ve banka kartı bilgileri,
• Araç bilgisi ve araç plaka bilgisi
• Yapılacak ek ödemeler ve diğer sosyal yardımların yapılabilmesi için eşi, çocukları ile diğer bakmakla yükümlü olduğu kişilere ait kayıtlar,
• Sağlanan ek(yan) haklar nedeniyle (özel sağlık sigortası vb.) ilgili sigorta poliçesi ve benzeri nedenlerle Çalışan’dan temin edilecek diğer kayıtlar,
• Çalışan’a karşı açılacak dava veya takipler ya da benzeri adli nedenlerle adli makamlarca istenecek bilgiler nedeniyle adli makamların bilgi isteklerine ilişkin kayıtlar ve bunlara verilecek cevaplar nedeniyle oluşacak kayıtlar,
• Çalışan’ın sendikaya veya bir meslek örgütüne kaydının işverence yapılmasının gerekmesi halinde ilgili sendika ve/veya meslek örgütüne üyelik, bunların aidatları gibi nedenlerle oluşacak kayıtlar,
• ●                   Çalışan’ın yaptığı iş nedeniyle oluşabilecek psikolojik durumuna ilişkin kayıtlar,
• Nafaka veya tazminat yükümlülükleri nedeniyle oluşabilecek kayıtlar,
• 5651 Sayılı Yasa gereği tutulması zorunlu olan iç IP dağıtım logları ile buna ilişkin trafik verileri,
• İş yeri içerisinde yüksek güvenlik gerektiren bölümlere giriş çıkışlarda Çalışan’dan alınan parmak izi verileri,
• Güvenlik amacıyla iş yerinde yer alan kapalı devre kamera sistemi kapsamında toplanan video görüntüleri ve[ZAK2] 
• Sağlık ve İş mevzuatı kapsamında yapılacak mecburi raporlamalar gereği işlenecek kişisel veriler İşveren tarafından işlenmektedir. 

Bu kapsamda, söz konusu veriler, elektronik ve fiziki (basılı) ortamda, ilgili mevzuatın gerektirdiği süreler saklı kalmak üzere işleme amaçlarının gerektirdiği süreler boyunca saklanacak ve iş kazası sebebiyle yetkili mercilere bildirim, vb. mevzuatın öngörmüş olduğu durumlarda yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile sigorta şirketleri ve diğer üçüncü kişilere aktarılacaktır.

1. İşveren’in Çalışan’ın Açık Rızasını Almaksızın Kişisel Verilerini İşleyebileceği Diğer Haller

İşveren, Çalışan’ın kişisel verilerini;

• Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Kişisel veri işleme faaliyetinin; fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan Çalışan’ın kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Kişisel veri işleme faaliyetinin; Çalışan’ın taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Kişisel veri işleme faaliyetinin İşveren’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Kişisel verilerin, Çalışan’ın kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve
• Çalışan’ın temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, İşveren’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hallerinde Çalışan’ın açık rızasını almaksızın işleyebilecektir. 

Yukarıda anılan hukuka uygunluk halleri kapsamında;

• Yargı mercilerinin konuya ilişkin içtihatları gereği İşveren’in Çalışan’a karşı bir yükümlüğünü yerine getirdiğini ispata elverişli kayıtlar,
• İşveren’in tabi olduğu düzenleyici ve denetleyici mercilerin uygulamaları gereği İşveren tarafından ek olarak tutulması gerekli görülebilecek kayıtlar,
• İşveren’in sahip olduğu ulusal veya uluslararası kalite veya hizmet standartları gereği tutulması gerekli olan kayıtlar,
• İş yeri giriş çıkış kaydına ilişkin kartlı ve benzeri sistemler yoluyla tutulan, biyometrik veri içermeyen kayıtlar,
• Bilgisayar açılış, kapanış ve oturum açma/kapama (login/logout) kayıtları,
• 5651 Sayılı Kanun ve ilgili mevzuat gereği tutulan kayıtlar ile birlikte tutulabilecek olan iç IP dağıtım ve trafik logları ile bilişim kaynakları kullanımına ilişkin diğer benzeri nitelikteki kayıtlar ve
• İşveren tarafından Çalışan’a tahsis edilmiş olan sabit veya mobil telefon ile IP telefona ilişkin (görüşme içeriği hariç olmak üzere) arama/arayan bilgisi ve görüşme süresine ilişkin kayıtlar İşveren tarafından işlenmektedir.

1.  Çalışan’ın Açık Rızası ile İşlenebilecek Kişisel Veriler

Çalışan’ın kişisel verileri, Bilgilendirme Metni’nin “İşveren’in Çalışan’ın Açık Rızasını Almaksızın Kişisel Verilerini İşleyebileceği Diğer Haller” başlığı altında belirtilen durumlardan birinin söz konusu olmadığı hallerde, en geç verilerin toplandığı an alınacak açık rıza kapsamında işlenebilecektir. 

Bu şekilde işlenecek kişisel sağlık verileri bakımından Şirket, ilgili muvafakatnameler vasıtasıyla ayrıntılı bir bilgilendirme sunup Çalışan’ın yazılı rızasını alacak ve bu rızayı saklayacaktır. Bahse konu muvafakatnameler ile veri işleme amaçları, kişisel verilerin hangi amaçlarla kullanılacakları ve eğer üçüncü kişilere aktarılacak ise kimlere aktarılacağı açık bir şekilde belirtilir. 

1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Çalışanların kan grubu vb. kişisel sağlık verileri, veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler de dikkate alınmak suretiyle, özlük dosyası kapsamında ve acil durumlarda kullanılmak üzere işlenmektedir. 

Söz konusu özel nitelikli kişisel veriler muvafakatnamede belirtilmeyen veya mevzuatta açıkça düzenlenmeyen amaç ve şekilde işlenemez ve 3. kişilere aktarılamaz.

Mevzuat kapsamında özel nitelikli kişisel verinin açık rıza aranmaksızın işlenmesine ilişkin hukuka uygunluk nedenlerinin varlığı ya da Çalışan’ın açık rıza vermesi, verinin işlenmesi ve aktarımı sırasında İşveren’in, Çalışan’ın kişilik hakları ve meşru menfaatleri gözetmesine ilişkin yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

1.  Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Yöntemi

Çalışan’a ait özel nitelikli kişisel veriler, ilgili kişisel verinin işlenmesine uygun sistemler aracılığıyla işlenir ve işlenme amacına uygun yerde kullanılır.

1.  Kişisel Verilerin Aktarılması

Çalışan’ın kişisel verileri, İşveren tarafından, verilerin işlenme amacına uygun şekilde, ilgili birimler arasında, mali ve hukuki danışmanlara ve verileri işleyen 3. kişilere ve iştiraklerine aktarılabilecektir. 

Çalışan’ın kişisel verileri, açık rıza olmaksızın yurt dışına aktarılmaz. 

KVKK’da ve diğer yasal düzenlemelerde yer alan hukuka uygunluk halleri saklıdır.

1. Kişisel Verilerin Saklanması ve Saklama Süresi

Çalışan’ın kişisel verileri, geçiş sistemleri, güvenlik sistemleri, kapalı devre kamera sistemleri ile çalışan yönetim sistemleri ve bu sistemlere ilişkin yazılım[ZAK3]  ve/veya veri tabanlarında [ZAK4] saklanacaktır. 

Çalışan’ın kişisel verisi mevzuatta veya muvafakatnamede aksi öngörülmediği ve verinin işlenme nedeni devam ettiği sürece İşveren tarafından saklanacaktır. 

Verinin işlenme amacının ortadan kalkması veya Çalışan’ın haklı bir nedenle verinin silinmesini talep etmesi ve mevzuatın ilgili verinin daha uzun bir süre saklanmasını zorunlu kılmaması durumunda ilgili veri silinecektir. 

1.  Veriye Erişim İzinleri

İşveren tarafından Çalışan’dan toplanmış olan kişisel verilere erişim veri toplama amacı ile sınırlıdır. Bu anlamda İşveren’e bağlı çalışanlara veya İşveren adına veri işleyen diğer üçüncü kişilere, yalnızca yapmakta oldukları iş ve görevler ile yetki ve sorumlulukları için gerekli olduğu ölçüde erişim yetkisi tanınacak olup yetkisiz erişimin engellenmesine yönelik   her türlü idari ve teknik tedbir alınacaktır. 

İşveren, verinin işlenme amacı kapsamında o veriye erişme yetkisine sahip olması gerekmeyen kişilere engel olmak için idari ve teknik önlemleri alacaktır.

1. Çalışan’ın Kişisel Verisi Üzerindeki Hakları

Çalışan’ın KVKK ve ilgili mevzuat kapsamındaki hakları aşağıda yer almaktadır:

• Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel veriler işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesi ile kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesi talep edildiğinde, bu durumun kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğranması halinde bu zararın giderilmesini talep etme.

1. Verinin Silinmesi, Yok Edilmesi, Anonim Hale Getirilmesi

Çalışan’ın kişisel verileri, KVKK ve ilgili mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülükler ve diğer istisnai haller saklı kalmak kaydıyla, iş akdinin sonlanmasını takiben silinmek, yok edilmek veya anonim hale getirilmek suretiyle Kişisel Verilerin Silinmesi Yok Edilmesi Anonim Hale Getirilmesi Politikası[ZAK5] ’na uygun olarak imha edilir. 

1. Verilerin Güncelliği ve Kalitesi

Çalışan, kişisel verilerinde değişiklik olması halinde, söz konusu değişikliği İşveren’e bildirmek ile yükümlüdür.

1.  Başvuru 

Çalışan, Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Muvafakatname ile verdiği rızanın geri alınması da dahil olmak üzere, işbu metnin “Çalışan’ın Kişisel Verisi Üzerindeki Hakları” başlıklı maddesinde yer alan haklarını …….@...[ZAK6]  adresine göndereceği elektronik posta ile iletebilir veya yazılı ve ıslak imzalı bir dilekçe ile ……. [ZAK7] departmanına başvurabilir. 

Elektronik posta ile yapılan başvurularda, Personel Elektronik İmza Kanunu’na uygun nitelikli sertifika ile imzalanmış elektronik imza kullanılmamış ise ilgili departman tarafından talebin yazılı olarak teyit edilmesi istenebilir. Buna ek olarak, elektronik posta ile yapılan başvurulara yönelik olarak 30356 Sayılı 10 Mart 2018 Tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ”in 5.maddesinin birinci fıkrası uyarınca başvuruda bulunacak kişi başvurusunu veri sorumlusuna (İşveren) daha önceden bildirdiği ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle de gerçekleştirebilecektir.

Çalışan, anılan haklar kapsamında yapacağı başvurusunda; dayandığı hakkı ve söz konusu hakka ilişkin talebini detaylı olarak olarak açıklamakla yükümlüdür.

1.  Geçerlilik

İşbu Bilgilendirme Metni Çalışan’ın kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin olarak düzenlenmiştir. İşveren, işbu Bilgilendirme Metni’nin içeriğinde değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Değiştirilen bilgilendirme metni Çalışan’a İşveren’in konuya ilişkin politika ve prosedürleri çerçevesinde duyurulur. İşbu bilgilendirme metni, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası[ZAK8] kapsamında yorumlanır.